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外贸流程(史上最全)

外贸流程(史上最全)

依依酱Alisa5142023-08-10

1.     订单确认前

a.       客户询盘:产品了解

b.        我们报价:报价单(货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型)

c.       价格谈判:最终确定一个合适的价格。

d.       价格确定:发送PI(Proforma Invoice) 给客户做正式报价。

e.       PI回签

f.        首付款/全款到位,获得订单 Purchase Order

2.     确认订单后

a.       对自己公司内部:出口项目详情记录表,尽可能将各种预计费用都列明(预付款、佣金、检验、报关、国内运输、国际运输、原产地证、进仓等费用),进行主管签字,财务费用申报。之后交给跟单员跟单。

b.       如果是信用证付款,要审查信用证和单据,如果有错误,请客户进行更改,以防后续单单不一致和单证不一致导致资金无法到账。

c.       如果是D/P,D/A付款交单,银行托收等方式,出口方要准备好垫付生产资金。(托收申请书、汇票、货运单据

d.       如果是T/T付款的客户,资金到账24小时后,确认投产。(TT银行水单

e.       对工厂那边:安排工厂生产,做本公司对工厂的采购合同(尽量中英文双语)有商检需求的,要告诉工厂出口的口岸,以方便工厂办理出口商检。在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

3.     货物生产

a.       监督:生产周期到三分之一、三分之二要有人员跟进货物生产,并给客户发货物生产报告(可以没有这个流程)

b.        验货:

 i.  客户自己验货的,在交货期前一周,通知客户

 ii.三方验货,要早一点,因为有可能涉及到很详细的验货流程和产品检验,最好提前半个月沟通,不要耽误出货。而且,提前通知工厂。

4.     出货前

a.       制作出口单据。(出口合同(对老外的英文销售合同),出口商业发票(上面的PI),装箱单)上面所有信息都要一致。

b.       客户要求的其他认证:一般原产地证CO,以及其他针对不同国家的自贸区原产地证和协定原产地证,出货前一周办好。(自贸区证书、协定原产地证书)

5.     准备出货

a.       租船订仓:

 i.整柜出货

1. 买方负责运费,FOB出货的话,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系(一般国内都有代理人),告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER/订仓委托书,通常在开船一周前可拿到定仓单。(你要去提柜)

2.卖方负责运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,要提前通知客人,达成订舱一致。然后对接船公司,提前两周订仓委托书,提前一周拿到订仓单

 ii.  拼柜出货:也是需要订舱委托书的。如果货物不够一个小柜,需走散货时,联系货代公司定散货仓位。提前运输货物到指定码头和对应入仓区域,要注意截止时间。

b.       安排拖柜:

i. 委托拖车去港口提柜,然后到装柜。装柜过程要在有摄像头区域,封柜之前和之后要拍视频记录。装箱号码和封条号码一定要记好,照片一定要拍好,给客户发用。

 ii. 为了信息准确,你要给拖车公司订舱单/定仓确认书/放柜纸(一个意思(这里卖弄船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等)

 iii.一般情况下,验货公司会来监督装柜,注意时间安排,要找靠谱的,有时间意识的司机,而且要名确司机的联系电话,车牌号。以防紧急的时候找不到人。

6.     委托报关:

a. 在你去提柜装柜的时候,将报关所需资料(那三个出口单据+商检单+装柜信息单(有的要,有的不要,你准备好是最好的)交给你合作的报关行,有可能会遇到抽检耽误一天时间,所以,你要至少留出至少两天的进仓时间。

b. 装柜信息单:(没有什么格式,是为了合作方审核资料用的)内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,送柜联系人,和车牌号,柜型及数量,出口公司的联系人和电话。

7.     货物出关

a. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。

b. 提单补料:英文简称SI.就是订舱一方,向船公司提供这批货物的详细资料。 简单来说,就是提单 (bill)上要求提供的各项内容。 也就是关于客户的资料 ,柜号,封号, 毛重 ,总立方数, 唛头 ,货描等等。

c. 督促船公司尽快出提单样板运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出提单正本。(很重要,所有单据里最重要的)

d. 付款(港口运杂费等),付款后通知船公司及时取得提单正本还有运输文件

8.     其他文件注意事项

a. 商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

b. FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

c. 一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些,出货前一周要办理好。也可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

9.     货物出发后给客户的单据

a. 装运通知:通知客户货物出运。(发货的细节,包括船名,航班次,货物离港时间,预计抵港日,以及目的港联系人信息)。

b. 装箱单:(不是非必要操作,但加分)关于货物很详细的装箱单,尤其是混货的。方便客户快速对产品产品查验。

10.交单:

a.  L/C的,应在规定的交单时间内(别交迟了),备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

b. T/T的,在取得提单后马上发送提单复印件给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客户。

c.  T/T全款的,拿到提单后,可直接给客户邮寄过去,国际四大快递(别图省钱给客户丢了,一定要确认好地址)。

11.退税:

a.出口报关单据: 包括出口货物的报关单、报检单以及海关审批单等。

b.增值税发票:普票不行

c.运输文件:用于确认出口货物已经被装载并交付给运输公司,准备运往目的地国家或地区。包括海运提单、空运提单等,证明货物已被装载并运输出境。

d.出口销售合同:虽然有些地方PI也有同等效率,单正常来说,PI只能算是销售合同的一部分,还是要和客户签订正式的出口销售合同的。

e.货物清单: 详细列出出口货物的品名、数量、单价等信息。

f. 装箱单: 描述出口货物的包装情况,通常附有货物数量、重量和体积等信息。

g. 结汇单据: 证明外汇收入的文件,包括银行汇款单、信用证等。

h.出口报检单: 用于证明出口货物符合质量和安全标准的文件。

i. 退税申请表: 通常是由中国海关或相关税务机构提供的申请表格,需要填写申请出口退税的详细信息。

j. 企业资质证明: 包括企业营业执照、出口经营权许可证等。

k. 注意:

i. 其他可能需要的文件: 根据具体情况,还可能需要提供其他证明文件,如原产地证明、质量检验证书等。出口退税的具体要求和程序可能会因地区、货物类型、政策变化等因素而有所不同。在申请出口退税时,建议您咨询当地海关。

ii. 退税时间,每个地方不一样,别误了,有可能会导致退税失败,问当地海关。

iii. 退税审批和到账时间因地区不一样。多和同地区交流一下。

 


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